Kullanım Senaryosu

İnsan Kaynakları & Seyahat

İş Seyahati Talep ve Seyahat Onay Süreçleri

İş seyahati taleplerini tek platformda toplayın; gidilecek yer, tarih, amaç ve tahmini bütçeye göre otomatik onay akışı, seyahat öncesi onay ve seyahat sonrası masraf bildirimi ile tam izlenebilirlik.

İş seyahati talepleri birçok şirkette e-posta, telefon veya sözlü iletilir.

Kimin onay vereceği, yurt dışı ve yüksek bütçeli seyahatlerde ek onay gerekip gerekmediği belirsiz kalır; seyahat sonrası masraf bildirimi ayrı Excel veya e-posta sürecinde toplanır, seyahat ile eşleştirmek zorlaşır.

Formneo ile tek bir seyahat talep formu tanımlanırsınız: gidilecek yer (veya bölge), gidiş-dönüş tarihi, seyahat amacı, tahmini bütçe, ulaşım ve konaklama tercihi.

Yönetici onayı zorunludur; tahmini bütçe veya yurt dışı seçeneğine göre mali işler veya üst yönetim onayı otomatik eklenebilir.

Onaylanan seyahat kaydı, seyahat sonrası açılacak masraf bildirimi ile ilişkilendirilir; böylece hangi seyahatin hangi masraflara karşılık geldiği tek ekrandan görülür.

Tüm seyahat talepleri, onay geçmişi ve seyahat maliyetleri raporlanır; denetim ve bütçe takibi tek yerden yapılır.

Demo Talep Et

Süreç akışı

İş seyahati talebinden rapora kadar tek akış.

01

Seyahat talebi

Form doldurulur

02

Onay akışı

Yönetici / Mali işler

03

Seyahat + Masraf

Masraf seyahate bağlanır

04

Raporlama

Denetim izi, raporlar

Seyahat sürecinin tüm adımları

Talep girişinden raporlamaya kadar her adım tek ekranda, izlenebilir ve denetlenebilir.

Adım 1

Talep formu

Yer, tarih, amaç, bütçe

Adım 2

Sistem kaydı

Otomatik onay ataması

Adım 3

Yönetici onayı

Gerekirse mali işler / GM

Adım 4

Seyahat

Bilet ve konaklama

Adım 5

Masraf bildirimi

Uçak, otel, yemek, fatura

Adım 6

Masraf onayı

Kayıt kapatılır

Adım 7

Raporlama

Maliyet ve denetim raporu

Seyahat türleri ve amaçlar

Formda seçilebilen seyahat amaçları; raporlamada ve onay kurallarında kullanılır.

Yurt içi

Şehirler arası

Yurt dışı

Uluslararası

Müşteri ziyareti

Satış / sahada

Fuar / Sergi

Etkinlik

Eğitim

Sertifikasyon

Proje saha

Teknik / danışmanlık

Onay akışı nasıl ilerler?

Yurt içi / yurt dışı ve bütçe tutarına göre otomatik ek onay adımları eklenir.

Talep sahibiFormu doldurur
Yöneticiİlk onay
Mali işlerYurt dışı / yüksek bütçe
Üst yönetimÇok yüksek bütçe

Dinamik kurallarla sadece gerekli onay adımları tetiklenir; yurt içi kısa seyahatte yalnızca yönetici onayı yeterli olabilir.

Masraf kalemleri ve fatura eşleştirmesi

Seyahat sonrası masraf bildiriminde girilen kalemler; her biri fatura ile eşleştirilebilir.

Uçak / tren

Ulaşım biletleri

Konaklama

Otel faturası

Yemek

Restoran ve günlük harcama

Yerel ulaşım

Taksi, araç kiralama

Diğer

Vize, sigorta, kargo

Toplam kontrol

Bütçe ile karşılaştırma

Kazanımlar

Tek
Seyahat + masraf listesi
7
Adımlı tam süreç
%40
Daha hızlı onay (SLA ile)
100%
Denetim izi kaydı

Bu senaryoya kimler ihtiyaç duyar?

Gerçek hayatta aşağıdaki roller ve kurumlar bu süreçte Formneo'ya ihtiyaç duyar.

  • İnsan kaynakları ve mali işler
  • Satış ve sahada çalışan ekipler
  • Proje ve danışmanlık firmaları
  • Çok lokasyonlu ve uluslararası şirketler
  • Seyahat acenteleri ve kurumsal seyahat yönetimi

Önce ve sonra: Formneo farkı

Manuel süreçlerden tek platformda dijital akışa geçişin özeti.

Önce (manuel süreç)

  • •E-posta ve sözlü talep
  • •Onay ve bütçe limiti belirsiz
  • •Seyahat ve masraf ayrı, eşleştirme manuel
  • •Raporlama yok
  • •Acil seyahatte gecikme

Sonra (Formneo ile)

  • Tek form, merkezi onay akışı
  • Net onay ve bütçe kuralı
  • Seyahat–masraf tek kayıtta
  • Tam seyahat ve maliyet raporu
  • SLA ve hatırlatma ile hızlı onay

Gerçek hayatta yaşanan problemler

Bu süreçler çoğu zaman manuel, dağınık veya izlenemez şekilde yürüyor.

  • Seyahat talepleri e-posta, telefon veya sözlü geliyor; merkezi kayıt yok.
  • Onay yetkisi ve bütçe limiti belirsiz; yurt dışı için ek onay kuralı net değil.
  • Seyahat öncesi onay ile seyahat sonrası masraf süreci ayrı; eşleştirme manuel.
  • Kim, nereye, ne zaman, ne bütçeyle gitti raporlanamıyor.
  • Denetimde seyahat ve masraf geçmişi dağınık; bütçe aşımı geç fark ediliyor.
  • Acil seyahatlerde onay gecikmesi; hatırlatma ve SLA takibi yok.

Formneo ile nasıl çalışır?

Adım adım dijital süreç ve onay akışı.

1

Çalışan seyahat talep formunu doldurur: gidilecek yer (şehir/ülke), gidiş-dönüş tarihi, seyahat amacı (müşteri ziyareti, fuar, eğitim, proje), tahmini bütçe, ulaşım ve konaklama tercihi, yurt içi/yurt dışı.

2

Sistem talebi kaydeder; yönetici otomatik atanır. Yurt dışı veya bütçe eşiğine göre mali işler veya üst yönetim onay adımı dinamik eklenir.

3

Yönetici (ve gerekiyorsa mali işler / üst yönetim) talebi onaylar veya reddeder; gerekçe alanı doldurulabilir. Onaylanan kayıt seyahat listesinde görünür.

4

Çalışan seyahate çıkar; bilet ve konaklama rezervasyonları politika dahilinde yapılır.

5

Seyahat dönüşünde aynı kayıt üzerinden masraf bildirimi açılır: uçak, konaklama, yemek, yerel ulaşım vb. kalemler ve fatura ekleri girilir.

6

Masraf onayı tamamlanır; seyahat kaydı kapatılır. Tüm veriler denetim izi ve raporlama için saklanır.

7

Kişi, departman, bölge ve dönem bazlı seyahat sayısı, toplam maliyet ve bütçe karşılaştırma raporları üretilir.

1

Çalışan seyahat talep formunu doldurur: gidilecek yer (şehir/ülke), gidiş-dönüş tarihi, seyahat amacı (müşteri ziyareti, fuar, eğitim, proje), tahmini bütçe, ulaşım ve konaklama tercihi, yurt içi/yurt dışı.

2

Sistem talebi kaydeder; yönetici otomatik atanır. Yurt dışı veya bütçe eşiğine göre mali işler veya üst yönetim onay adımı dinamik eklenir.

3

Yönetici (ve gerekiyorsa mali işler / üst yönetim) talebi onaylar veya reddeder; gerekçe alanı doldurulabilir. Onaylanan kayıt seyahat listesinde görünür.

4

Çalışan seyahate çıkar; bilet ve konaklama rezervasyonları politika dahilinde yapılır.

5

Seyahat dönüşünde aynı kayıt üzerinden masraf bildirimi açılır: uçak, konaklama, yemek, yerel ulaşım vb. kalemler ve fatura ekleri girilir.

6

Masraf onayı tamamlanır; seyahat kaydı kapatılır. Tüm veriler denetim izi ve raporlama için saklanır.

7

Kişi, departman, bölge ve dönem bazlı seyahat sayısı, toplam maliyet ve bütçe karşılaştırma raporları üretilir.

Formneo ile kazanımlar

Bu senaryoda elde edeceğiniz başlıca faydalar.

Tek seyahat talep formu

Gidecek yer, tarih, amaç, tahmini bütçe ve ulaşım/konaklama tercihi tek formda; yönetici onayı merkezi.

Bütçe ve yurt dışı kuralı

Tahmini tutar veya yurt dışı seçimine göre ek onay (mali işler, üst yönetim) otomatik eklenir.

Seyahat–masraf tek kayıt

Onaylanan seyahat kaydına masraf bildirimi bağlanır; hangi harcama hangi seyahate ait net görülür.

Seyahat maliyeti raporları

Kişi, bölge ve dönem bazlı seyahat sayısı ve toplam maliyet raporlanır.

Denetim izi

Kim ne zaman onayladı, seyahat ne zaman gerçekleşti, masraflar ne zaman girildi; tüm geçmiş kayıtlı.

SLA ve hatırlatma

Bekleyen onaylar için süre limiti ve otomatik hatırlatma; acil seyahatler hızlanır.

Detaylı bilgi

İş Seyahati ve Seyahat Onay Süreci sürecine dair ayrıntılar ve politika örnekleri.

Seyahat öncesi kontrol listesi ve onay akışı

Seyahat talep formu, seyahatten önce doldurulur ve onay sürecine girer. Formda gidilecek yer (şehir, ülke veya bölge), gidiş-dönüş tarihleri, seyahat amacı (müşteri ziyareti, fuar, eğitim, proje vb.), tahmini bütçe (toplam veya ulaşım/konaklama/yemek ayrı), ulaşım tercihi (uçak, tren, araç) ve konaklama ihtiyacı gibi alanlar bulunur. Yurt dışı seçildiğinde veya tahmini bütçe belirli bir eşiği aştığında iş akışına otomatik olarak ek onay adımı (mali işler, üst yönetim) eklenebilir.

Onaylayan kişi tek ekrandan talebi görür; onay veya red ile gerekçe girebilir. Onaylanan seyahat, takvimde ve seyahat listesinde 'onaylı' olarak işaretlenir; çalışan seyahate çıkar. Seyahat dönüşünde aynı kayıt üzerinden masraf bildirimi açılır; böylece seyahat ile masraf tek süreçte ilişkilendirilmiş olur.

Yurt içi ve yurt dışı seyahat kuralları

Şirket politikasına göre yurt içi ve yurt dışı seyahatler için farklı onay zincirleri tanımlanabilir. Örneğin: yurt içi 1–2 gün doğrudan yönetici onayı, yurt içi 3+ gün veya yurt dışı yönetici + mali işler, yurt dışı ve bütçe 50.000 TL üzeri genel müdür onayı. Dinamik kurallar sayesinde 'Seyahat tipi' veya 'Tahmini bütçe' alanına göre doğru onaylayıcılar otomatik atanır; süreç hem hızlı hem de politika ile uyumlu ilerler.

Seyahat türleri ve amaç alanları

Formda seyahat amacı alanı ile müşteri ziyareti, fuar/sergi, eğitim/sertifikasyon, proje saha çalışması, toplantı, satış/saha desteği gibi kategoriler seçilebilir. Bu alan raporlamada kullanılır: hangi amaçla ne kadar seyahat ve bütçe harcandığı analiz edilir. İsteğe bağlı olarak amaca göre farklı onay kuralları da tanımlanabilir (örn. eğitim seyahatinde İK onayı).

Masraf kalemleri ve fatura eşleştirmesi

Seyahat sonrası masraf bildiriminde ulaşım (uçak, tren, araç kiralama, taksi), konaklama, yemek, yerel ulaşım ve diğer (visa, sigorta vb.) kalemleri tanımlanır. Her kalem için tutar ve fatura/dosya yükleme yapılabilir. Onaylanan seyahat bütçesi ile karşılaştırma raporu alınabilir; bütçe aşımı uyarısı verilebilir.

Seyahat maliyeti ve bütçe raporları

Kişi, departman, bölge (veya gidilen yer), dönem ve seyahat amacı bazlı raporlar üretilir. Toplam seyahat sayısı, ortalama seyahat maliyeti, bütçe kullanım oranı ve yıllık karşılaştırma gibi metrikler tek ekrandan görülebilir. Veriler Excel veya CSV olarak dışa aktarılabilir; denetim ve bütçe planlaması için kullanılır.

Sık sorulan sorular

İş Seyahati ve Seyahat Onay Süreci senaryosu hakkında merak edilenler.

  • Seyahat talep formunda hangi alanlar olur?

    Gidilecek yer (veya bölge), gidiş-dönüş tarihi, seyahat amacı, tahmini bütçe, ulaşım ve konaklama tercihi, yurt içi/yurt dışı gibi alanlar eklenebilir; ihtiyaca göre özelleştirilir.

  • Seyahat sonrası masraf nasıl bağlanır?

    Onaylanan seyahat kaydı açık kalır; aynı kayda 'masraf bildirimi' adımı veya ilişkili form ile fatura ve harcama kalemleri eklenir. Böylece seyahat ve masraf tek izlenebilir süreçte birleşir.

  • Yurt dışı seyahatte ek onay gerekebilir mi?

    Evet. Dinamik kurallarla yurt içi/yurt dışı veya tahmini bütçe tutarına göre farklı onay zincirleri (örn. mali işler, genel müdür) tanımlanabilir.

  • Seyahat maliyeti raporu alınabilir mi?

    Evet. Kişi, departman, bölge ve dönem bazlı seyahat sayısı ve toplam seyahat maliyeti raporları üretilir; bütçe karşılaştırması yapılabilir.

  • Acil seyahat talebi nasıl hızlandırılır?

    SLA ve otomatik hatırlatma ile onaylayan kişiye süre limiti tanımlanabilir; süre aşımında eskalasyon veya hatırlatma tetiklenir.

  • Seyahat politikası (bütçe limiti, uçuş sınıfı) formda zorunlu tutulabilir mi?

    Evet. Form alanlarında zorunluluk ve validasyon kuralları tanımlanır; politika dışı talepler reddedilebilir veya ek onaya gidebilir.

Tek platformda form + onay + raporlama

İş Seyahati ve Seyahat Onay Süreci sürecinizi Formneo ile tasarlayın; kod yazmadan, IT bağımlılığı olmadan. Tüm adımlar izlenebilir, denetim izi oluşur.

Bu senaryo için demo talep et

Diğer kullanım senaryolarına göz atın

Satın alma, izin, masraf, DÖF/CAPA, IT, doküman onayı ve daha fazlası.

Tüm senaryolarÇözümler

İş Seyahati ve Seyahat Onay Süreci sürecinizi Formneo ile dijitalleştirin

Demo talebi oluşturun; ekibimiz sizinle iletişime geçsin ve bu senaryoya özel çözümü birlikte kurgulayalım.

Hemen demo talep edin